Wat te doen met klantgegevens?

Wat mag je doen met klantgegevens die je verzamelt via ticketverkoop? Lees hoe je AVG-proof omgaat met persoonsgegevens van bezoekers en hoe GO-tickets hierbij helpt.

Als je een evenement organiseert, verzamel je klantgegevens: namen, e-mailadressen en soms telefoonnummers. Logisch en handig, maar wat mag je daar eigenlijk mee doen? En hoe lang mag je die bewaren? We leggen het je uit.

Welke gegevens verzamel je via GO-tickets?

Bij elke ticketaankoop leg je minimaal de naam en het e-mailadres van de koper vast. Om typefouten te voorkomen vragen we het e-mailadres twee keer. Zo weet je zeker dat de ticketbevestiging op het juiste adres aankomt. Via de optie 'extra vragen' kun je aanvullende informatie opvragen, zoals dieetwensen, bedrijfsnaam of t-shirtmaat. Alles wat je opvraagt staat in je dashboard en kun je exporteren naar Excel.

Wat mag je met die gegevens doen?

Bezoekers geven toestemming voor de ticketaankoop, niet automatisch voor marketingmails of andere doeleinden. Dat klinkt streng, maar in de praktijk is het goed te regelen:

• Je mag de gegevens gebruiken voor alles wat direct te maken heeft met het evenement: bevestigingsmail, praktische updates en programmawijzigingen.
• Wil je bezoekers na afloop een nieuwsbrief sturen of uitnodigen voor een volgende editie? Dan heb je daar aparte toestemming voor nodig.
• Dat regel je eenvoudig via een opt-in vraag tijdens de checkout, bijvoorbeeld: "Ja, ik ontvang graag nieuws en aanbiedingen van [naam organisatie]."

Hoe lang mag je gegevens bewaren?

GO-tickets bewaart klantgegevens 2 jaar. Daarna wordt alles automatisch op inactief gezet. Voor jou als organisator geldt hetzelfde uitgangspunt: bewaar gegevens niet langer dan nodig.

• Na het evenement heb je de ticketgegevens voor de afhandeling niet meer nodig. Je kunt ze verwijderen of archiveren.
• Financiële gegevens (betalingen, facturen) bewaar je 7 jaar vanwege de wettelijke bewaarplicht.
• Exporteer je deelnemerslijsten naar Excel? Sla die op een beveiligde plek op en verwijder ze na afloop.

Wat doe je direct na je evenement?

Handig om even langs te lopen:

• Exporteer je deelnemerslijst via het dashboard als je die nog nodig hebt.
• Stuur eventuele naberichten (bedankmail, fotoverslag) bij voorkeur binnen een week. Dat valt nog duidelijk onder het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld.
• Verwijder daarna de geëxporteerde bestanden of archiveer ze veilig.
• Wil je mensen uitnodigen voor een volgende editie? Gebruik alleen de contactgegevens van mensen die daarvoor toestemming hebben gegeven.

Hoe gaat GO-tickets zelf om met persoonsgegevens?

GO-tickets is ISO 9001 en ISO 27001 gecertificeerd en voldoet aan de AVG. Alle gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers in Nederland. Als organisator ben jij verantwoordelijk voor de gegevens die je verzamelt via het platform. GO-tickets treedt op als verwerker en handelt uitsluitend in jouw opdracht.

Wil je meer weten? Bekijk onze kennisbankpagina over bescherming van persoonsgegevens.