Annulering & restitutie

Wat moet je doen bij annulering?

Als je een evenement wilt annuleren zijn er een aantal stappen die je als organisator zelf moet ondernemen. De eerste en belangrijkste stap is het informeren van al je ticketkopers. Laat hen zo snel mogelijk weten dat het evenement niet doorgaat, waarom dit het geval is en wat ze kunnen verwachten. Neem daarna contact op met GO-tickets zodat jullie samen kunnen afstemmen over de vervolgstappen.

Twee opties na een annulering

Na het overleg met GO-tickets zijn er twee routes die je kunt kiezen, afhankelijk van de situatie.

Optie 1 - Evenement verplaatsen 

Gaat het evenement niet door op de geplande datum maar wil je het op een later moment alsnog organiseren? Dan kun je het evenement verplaatsen naar een nieuwe datum. Bezoekers die al een ticket hebben gekocht, behouden hun toegang voor de nieuwe datum. Communiceer de nieuwe datum zo snel en duidelijk mogelijk naar al je kopers.

Optie 2 - Tickets retourneren en evenement archiveren 

Gaat het evenement definitief niet door? Dan worden de tickets geretourneerd aan de kopers. Na afhandeling van de restituties wordt het evenement gearchiveerd. Dat betekent dat er geen nieuwe tickets meer verkocht kunnen worden en het evenement niet meer zichtbaar is in je actieve overzicht.

Individuele restitutie aanvragen 

Wil je één specifieke bezoeker terugbetalen, bijvoorbeeld omdat iemand door omstandigheden niet aanwezig kan zijn? Dat regel je eenvoudig via het dashboard. Zoek de betreffende bestelling op en klik op het icoontje achter de naam van de koper. Dat is het ronde icoontje met daarin een ticket. Van hieruit kun je de restitutie voor die specifieke bestelling aanvragen.

Restitutiebeleid bepalen 

Als organisator bepaal jij zelf het restitutiebeleid voor jouw evenement. GO-tickets schrijft hier geen regels voor voor. Denk dus vooraf goed na over wat je afspreekt met je bezoekers. Geef je geld terug als een bezoeker zelf niet kan komen? En tot wanneer? Communiceer dit duidelijk zodat kopers weten waar ze aan toe zijn voor ze een ticket kopen.

Via GO-tickets kun je per evenement algemene voorwaarden toevoegen. Dit is de aangewezen plek om je restitutiebeleid officieel vast te leggen. Bezoekers zien deze voorwaarden tijdens het bestelproces en gaan hier akkoord mee voor ze afrekenen. Zo is alles juridisch helder vastgelegd en voorkom je discussies achteraf.

Tip: een helder en eerlijk restitutiebeleid voorkomt veel vragen en discussies achteraf. Hoe duidelijker je communiceert, hoe meer vertrouwen bezoekers hebben in jou als organisator.