Blog 05 mei 2021

Van offline naar online evenementen

De een ziet het positief en de ander kan er maar niet aan wennen; we bevinden ons in een wereld waar alles online is. Het digitaliseringsproces is door het coronavirus versneld. Met als gevolg dat elke generatie nu met het internet te maken heeft, of ze dit nu willen of niet. Ook de evenementenbranche is verschoven naar de onlinewereld. Want fysieke evenementen organiseren voor meer dan 4 mensen zit er nog steeds niet in. Maar hoe maak je van een fysiek evenement een online succes?

Digitaal is het nieuwe normaal

We zijn al meer dan een jaar verder in deze bizarre wereld waar we de muren van onze ad hoc ingerichte kamers op ons af zien vliegen. We hoppen van de ene online meeting naar de andere en kunnen geen Zoommeetings en mailtjes meer zien. We kijken hele dagen naar ons scherm waardoor organisatoren vaker worstelen met de vraag of ze mensen nog wel moeten bombarderen met online events. Ons antwoord hierop is ja. Een online evenement is namelijk veel makkelijker te managen dan een fysiek evenement. Je hoeft geen locatie af te huren en bent flexibeler met het aantal bezoekers. Ondanks dat we bijna vierkante ogen krijgen van onze computerschermen, staan we nog steeds open voor online evenementen, of dit nu een lives concert is of een masterclass. Bezoekers zijn flexibeler en kunnen een online evenement sneller bijwonen. Dit zorgt ervoor dat de georganiseerde evenementen effectiever zijn. Bezoekers kiezen er zelf voor om deel te nemen aan het evenement. Wanneer ze er geen interesse in hebben kunnen ze met een druk op de knop weg uit de live omgeving. Hierdoor organiseer jij jouw evenement enkel en alleen voor de bezoekers die er écht in geïnteresseerd zijn. Daarnaast heb je ook minder kosten voor de locatie maar ook voor de hele organisatie van het evenement. Een win-win situatie dus!

Stappenplan

Dat organisatoren de kansen van de onlinewereld moeten omarmen is duidelijk, maar nu rest de vraag bij velen hoe je dit het beste kan aanpakken. Een online evenement heeft namelijk een andere invulling dan een fysiek evenement. Om organisatoren een handje te helpen met de organisatie van een online masterclass, workshop of concert hebben wij een globaal stappenplan opgesteld. Natuurlijk zijn er nog veel meer stappen die je moet doorlopen en aspecten waar je rekening mee moet houden. Maar als we alle stappen in detail gaan uitschrijven zijn we morgen nog niet klaar. Wil je toch graag alle ins- en outs weten wanneer je een evenement moet organiseren? Neem dan contact met ons op.

1. Brainstormen
In deze fase ga je rond de tafel zitten en zet je alle ideeën op papier. Bekijk wat je wil overbrengen en hoe je dit wil gaan doen. Wil je informatie overbrengen middels een masterclass of interactieve workshop? Neem je een concert van tevoren op of gebeurt dit live? Door alle opties goed te bespreken kom je tot een plan de campagne. Wellicht kom je er zelfs achter dat het toch beter is om het evenement uit te stellen of zie je juist nieuwe kansen door het evenement online te organiseren

2. Invulling van het programma
Wanneer je weet wat je wil gaan doen, ga je kijken hoe je dit verder gaat invullen. Op welke manier ga je het overbrengen? Wanneer je (gast)sprekers wil uitnodigen voor jouw evenement moet je ervoor zorgen dat zij helemaal meegenomen worden in het verhaal zodat het niet chaotisch verloopt. Zorg er tevens voor dat er minstens één host aanwezig is die het hele verhaal aan elkaar praat. Dit zorgt voor overzicht. Wanneer je een workshop of masterclass organiseert is het ook van belang dat er iemand is die een overzicht maakt van de vragen van bezoekers. Bedenk dus goed wat je gaat doen en wie je ervoor nodig hebt.

3. Kostenplaatje bespreken
Het is van belang duidelijk te hebben hoeveel budget je hebt voor de organisatie van jouw evenement. Online evenementen kunnen op veel verschillende manieren worden ingevuld waardoor de kosten erg verschillen. Zorg er daarom ook voor dat je een realistisch budget opstelt. Het fijne aan een online evenement is het aantal deelnemers van de livestream geen invloed heeft op de prijs. Daarnaast hoef je ook minder uit te geven voor de locatie. Wel moet je er rekening mee houden dat er meer geld gaat in de techniek en het gekozen platform.

4. Platform kiezen
Een online evenement kan op veel verschillende manieren plaats vinden. Een livestream kan bijvoorbeeld gemakkelijk op YouTube plaatsvinden, terwijl dit platform voor een workshop bijvoorbeeld totaal niet handig is. Van een Teams meeting en break-out room tot YouTube en Facebook. Bekijk alle platformen die er zijn en weeg de voor- en nadelen op tegen elkaar.

5. Locatie bepalen
Je hebt altijd een locatie nodig waar jij met jouw team kan werken. Ook dit verschilt per evenement. Een concert organiseer je sneller vanuit een grote ruimte, terwijl je een masterclass gemakkelijk kan organiseren in een omgetoverde woonkamer. Denk bij het kiezen van een locatie wel aan bepaalde punten. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je een goede internetverbinding hebt, er voldoende ruimte is voor het team, het niet te donker is en het geluid goed klinkt. Kies dus niet zomaar voor een locatie.

6. Reclame maken
Nadat je alles tot in de puntjes hebt uitgedacht, kan je jouw online evenement promoten. Je kan alle marketingtaken uitvoeren zoals je ook doet bij een fysiek evenement. Het is wel belangrijk om duidelijk aan te geven wat de invulling is van het evenement. Zorg voor genoeg interactie zodat jouw bezoekers precies weten wat ze kunnen verwachten.

7. Livegang
Wanneer je alle stappen hebt doorlopen is het tijd om live te gaan!Meer weten over de organisatie van een online evenement? Wij vertellen je er graag meer over. GO-tickets tilt jouw online evenement naar een hoger level.

Terug naar de blog

Myrthe

Support & contentbeheer