Bezoekers beheren

Bezoekersoverzicht per evenement

Via het dashboard van GO-tickets zie je per evenement een volledig overzicht van alle bezoekers die een ticket hebben gekocht. Je ziet de naam van de koper, het tickettype, de besteldatum en de betaalstatus. Zo heb je altijd een actueel beeld van wie er naar jouw evenement komt.

Handmatig tickets aanmaken

Naast de reguliere ticketverkoop via de ticketshop kun je als organisator ook zelf handmatig tickets aanmaken. Dit doe je rechtstreeks vanuit het dashboard. Denk aan vrijkaartjes voor medewerkers, sponsors of sprekers, of tickets voor gasten die op een andere manier hebben betaald.

Let op: handmatig aangemaakte tickets worden ook als verkocht geregistreerd en hier zitten kosten aan verbonden.

Wanneer gebruik je handmatige tickets?

Handmatige tickets zijn handig voor vrijkaartjes voor medewerkers, sponsors of sprekers, of voor gasten die buiten de ticketshop om hebben betaald, bijvoorbeeld contant of via een bankoverschrijving.

Hoe maak je een handmatig ticket aan?

Ga in het dashboard naar het onderdeel handmatig verkochte tickets toevoegen en doorloop de volgende stappen:

• Evenement — selecteer het evenement waarvoor je handmatige tickets wilt aanmaken.
• Ticketsoort — kies de ticketsoort waarvoor de handmatige tickets gelden.
• Aantal tickets — vul het aantal tickets in dat je wilt aanmaken.
• Tickets bundelen — bij meerdere tickets kun je kiezen om ze samen te voegen in één PDF-bestand. Maximaal 50 tickets per bundel.
• Tickets versturen — vink deze optie aan als je wilt dat de tickets direct worden verzonden naar het opgegeven e-mailadres zodra je op Ticket Toevoegen klikt.
• Voornaam — vul de voornaam in van de persoon voor wie het ticket is. Voor sponsortickets kun je hier bijvoorbeeld de bedrijfsnaam invullen.
• Achternaam — vul de achternaam in van de ticketkoper. Voor sponsortickets kun je hier het type ticket invullen, zoals VIP ticket, vrijkaart of sponsorticket.
• E-mailadres — vul het e-mailadres in waarvoor het ticket is. Voor sponsortickets kan dit een algemeen bedrijfs-e-mailadres zijn. Dit adres wordt ook op het ticket weergegeven.

Controleer alle gegevens goed en klik daarna op de knop Tickets toevoegen. De tickets worden direct aangemaakt en indien aangevinkt ook meteen verstuurd.

Bezoekers exporteren

Wil je je bezoekerslijst gebruiken buiten het dashboard? Exporteer hem eenvoudig naar Excel of CSV. Je hebt de keuze om de bestelgegevens of de scangegevens te exporteren. Handig voor je eigen administratie, voor toegangscontrole op locatie of om na te gaan wie er daadwerkelijk aanwezig was.

Communiceren met bezoekers

GO-tickets verstuurt automatisch een bevestigingsmail met ticket aan elke koper direct na de aankoop. Wil je je bezoekers zelf informeren, bijvoorbeeld over een programmawijziging of praktische informatie? Dan doe je dat buiten GO-tickets om, via je eigen e-mailprogramma of communicatiekanalen. Exporteer daarvoor de bezoekerslijst met e-mailadressen vanuit het dashboard.

Tip: zorg dat je bij het aanmaken van je evenement duidelijk aangeeft welke gegevens je van bezoekers vraagt, zoals naam en e-mailadres. Hoe meer informatie je verzamelt, hoe beter je je communicatie kunt afstemmen op je doelgroep.