Een idee voor het organiseren van een evenement is natuurlijk supertof! Maar hoe ga je dit in de uitvoering oppakken? Welke dingen mag je echt niet over het hoofd zien en welke zaken moet je goed geregeld hebben?

Om jou op weg te helpen hebben wij een lijst voor je opgesteld die je als leidraad voor de organisatie van je evenement kan gebruiken, zo houd je overzicht en weet je zeker dat jouw evenement voor 200% een goede voorbereiding heeft!

Een goed begin is het halve werk!

Let’s get started!

  • De organisatie van je evenement, ga je dit zelf doen of ga je dit uit handen geven aan een evenementenbureau die jou bij alle ins en outs kan helpen? Beide opties hebben zo haar voor en nadelen, schrijf deze van te voren op en maak daarna de juiste beslissing.

 

  • Vergis je niet in de hoeveelheid taken die er bij de organisatie van een evenement komen kijken, zorg ervoor dat je elke collega op de juiste plek zet. Geef iedereen een duidelijke rol en taakverdeling waarin hij zij het best op z’n plek is en de juiste kennis heeft om de bijbehorende werkzaamheden goed uit te voeren. Zorg voor een juiste verdeling van verantwoordelijkheden zodat iedereen ook weet wat er van hem of haar verwacht wordt.

 

  • Voor wie is jouw evenement bestemd? Kortom, wie is jouw doelgroep? Zodra je deze bepaald hebt kan jij de juiste invulling geven en weet je ook met welke “Tone of voice” jij naar buiten kan communiceren en hoe jij jouw potentiële bezoekers kan bereiken!

 

  • Wat wil je bereiken met je evenement? Is het informatief? Wil je entertainen? Wil je motiveren? Is het een commercieel evenement waarbij je verkopen wil realiseren?

 

  • Wat voor soort evenement organiseer je? Is het een intern evenement voor werknemers? Is het bedoeld om externen aan te trekken? Wil je een een beurs organiseren? Is het voor consumenten?

 

  • Wanneer vind jouw evenement plaats? Zorg dat je zodra een concrete datum hebt je de eerste save the dates er al uitstuurt zodat jouw potentiele bezoeker deze dag alvast kan blokkeren in zijn of haar agenda.

 

  • Wat is het te besteden budget? Wat mag het evenement kosten? Kunnen er bepaalde dingen onder het mom van een barterdeal geregeld worden? Zorg voor een duidelijk overzicht!

 

  • Ticketing? Hoe verloopt deze? Zorg dat je tijdig jouw evenement aanmaakt op GO-tickets zodat je direct jouw early bird sale kan gaan starten!

 

  • Marketing, wat gebeurt er na aankoop van het ticket? Hoe ga je marketing technisch naar jouw evenement toe werken? Zorg dat de kopers jouw grootste ambassadeurs worden en er voor zorgen dat er nog meer tickets verkocht gaan worden!

 

  • Programma, hoe ziet de invulling van je evenement eruit? Wie komen er en op welk tijdstip? Wie maakt de planning en wie maakt de afspraken met eventuele externe sprekers?

 

  • Catering, licht en video. Een niet te onderschatten punt op je agenda bij jouw evenementen organisatie. Zonder een goede voorbereiding van deze punten ben je nergens.

 

  • Hoeveel mensen kunnen er terecht op jouw evenement? Bepaal waar jouw evenement plaatsvindt en bereken hoeveel tickets je kan gaan verkopen, zo voorkom je teleurstellingen en teveel mensen op de evenementen locatie.

 

  • Draaiboek, zorg ervoor dat er een goed draaiboek beschikbaar is die bij iedereen bekend is. Zo voorkom je onverwachte verassingen op de dag van jouw evenement zelf.

 

Wil jij op de hoogte blijven over alle ontwikkelingen uit de branche en meer tips en trics ontvangen voor het organiseren van een vlekkeloos event? Volg ons op social media en mis niks!

Volg ons hier op Facebook, LinkedIn en of Instagram!